Nel settore della ristorazione è complicato tenere sotto controllo la rotazione dei tavoli: si vorrebbe far sedere il maggior numero di persone possibile ad ogni servizio, senza però aggredire o trascurare la clientela. La maggior parte dei ristoranti moderni puntano ad avere 3 turni per la cena, o comunque un turno ogni ora e mezza.

Potrebbe sembrare una soluzione semplice, ma la situazione si complica quando trovi dei clienti che restano seduti anche dopo aver pagato il conto. Avere a che fare con questo tipo di clientela può avere un influsso negativo sul profitto del locale. Per ottimizzare il ricambio dei tavoli senza apparire inospitale, segui i nostri suggerimenti.

Cena raffinata Vs. Cena informale

Prima di mettere in atto i nostri suggerimenti, devi valutare se possiedi un locale raffinato o informale.

Mentre i ristoranti moderni e informali sono più orientati a gestire grossi flussi di clienti, i locali più lussuosi curano maggiormente l'esperienza del cliente. I nostri consigli si addicono maggiormente a locali moderni, ma possono essere riadattati anche a ristoranti più formali, per provare ad ottimizzare la rotazione dei tavoli. 

1. Automatizzare l'organizzazione dei tavoli

Uno dei modi per ottimizzare la rotazione dei tavoli, è quello di computerizzarne l'organizzazione e le prenotazioni. Per fare questo bisogna innanzitutto che il ricevimento clienti e i camerieri siano in comunicazione fra loro. Non appena il cameriere riceverà il pagamento del conto, dovrà far pulire il tavolo e comunicare immediatamente alla reception che il tavolo sarà disponibile in pochi minuti. Questo permetterà alla receptionist di avvisare i prossimi clienti, in modo che siano pronti a sedersi appena il tavolo sarà disponibile. Se i clienti si accomoderanno velocemente, ci saranno meno tempi morti tra un turno e l'altro.

Ecco dei suggerimenti per organizzarsi al meglio:

- create una lista di clienti in attesa per far accomodare velocemente il primo arrivato non appena i tavoli saranno pronti.

- organizzate un'area di attesa vicino alla reception, per poter avvisare prontamente i clienti, appena il tavolo sarà libero. Eviterete anche di chiamare il nome del tavolo numerose volte.

- non accettate prenotazioni telefoniche, eviterete di dover gestire le disdette.

2. Controllate che i camerieri siano in linea coi tempi

Per fare in modo che ogni tavolata ceni in un ora e mezza circa, dovete far in modo che i vostri camerieri mantengano un buon ritmo. Se un cameriere non si presenta tempestivamente al tavolo per le ordinazioni, automaticamente farà aumentare la durata del pasto, o ancora peggio, farà irritare i clienti affamati, che saranno lasciati soli nella scelta delle portate.

Per aiutavi nell'impresa, abbiamo preparato dei piccoli consigli, che vi aiuteranno a mantenere i camerieri in linea con la tabella di marcia, per l'intera durata del pasto.

- dopo circa un minuto che i clienti si saranno accomodati, il cameriere dovrà arrivare al tavolo per prendere le ordinazioni delle bevande e portare subito dopo l'acqua.

- chiederà ai clienti se conoscono il posto e se ci sono già stati prima.

- se è la loro prima esperienza farà una carrellata del menù, altrimenti chiederà se sanno già cosa vogliono o se hanno bisogno di vedere il menù.

- solo in un secondo momento potrà passare all'elenco dei piatti del giorno.

Se invece si trattasse di una grossa tavolata, calcolate di assegnare al tavolo 2 camerieri. Non aspettate che spostino loro il piatto, fate pulire il tavolo non appena finiranno la loro portata. Se necessario affiancate al cameriere un'apprendista che aiuti a mantenere in ordine il tavolo. Per risistemare velocemente il tavolo fate in modo di avere piatti e posate puliti già pronti da rimpiazzare

Dopo il dessert preparate il conto, senza far sbracciare i clienti per chiederlo.

Se i clienti continueranno a rimanere seduti anche dopo aver pagato il conto e, voi avrete una lunga coda di clienti in attesa, potrete chiedere loro gentilmente di accomodarsi al bar dove potranno continuare a conversare tranquillamente, potrete così far accomodare la successiva tavolata.

3. Sfruttate la tecnologia a vostro favore

Apparentemente il pagamento del conto indica la fine del pasto, ma spesso è un incarico laborioso.

I camerieri devono prendere le carte di credito, tornare al registratore di cassa, stampare la ricevuta e riportare le carte di credito ai tavoli (senza contare la suddivisione del conto o l'utilizzo di gift card). L'ideale sarebbe investire in un pos cordless.

Utilizzando tecnologie sempre più evolute il cameriere potrebbe preparare il conto e farlo pagare direttamente al tavolo, oppure far pagare ai clienti quando saranno già pronti per uscire.

4. Modificate la sala da pranzo

Se il vostro ristorante è davvero in difficoltà con la rotazione dei tavoli, potreste valutare di cambiarne la disposizione.

Per incoraggiare i clienti a mangiare più velocemente, potreste mettere i tavoli al centro della sala, lontani da angoli e pareti. Solitamente il centro della sala è la zona più frenetica del ristorante, quindi i clienti saranno portati a mangiare più rapidamente. È inoltre dimostrato che la clientela tende a soffermarsi maggiormente se è seduta ad una tavolata con delle panche. Perciò, soprattutto se avete un ristorante moderno, e di conseguenza clienti che cercano un servizio veloce ed economico, sarà meglio evitare di far accomodare i gruppi che solitamente non consumano molto su enormi tavolate con panche.

Potreste inoltre rinnovare i colori del locale. Le tinte brillanti, come giallo, rosso, arancione e verde innalzano la pressione corporea e il battito cardiaco. Ciò li incoraggerà a mangiare più velocemente e di conseguenza a liberare il tavolo più in fretta. Il rinnovo dei colori dovrà prevedere una tinteggiatura con toni accesi e vivaci, a cui andranno aggiunti tessuti spessi, quadri e dettagli estrosi o più semplicemente potreste servire la cena su tovaglie dai colori sgargianti.

5. Snellite il menu

Spesso si pensa che una vasta scelta di cibi renda più semplice le decisioni del cliente. In realtà è molto più complicato scegliere tra un infinità di piatti, l'ospite si stressa e la scelta diventa più lunga e laboriosa. Provate a proporre un menu più semplice, che includa solo i cibi più popolari. Sentitevi liberi di cambiare il menu in base alle stagioni o di inserire alcuni piatti speciali ogni settimana. Minore sarà il tempo impiegato per scegliere, più velocemente arriverà la cena. E...il gioco è fatto: la rotazione dei tavoli sarà più rapida!

Prendendo dei semplici accorgimenti sulle abitudini dei camerieri, sull'aspetto del menu, sulla sistemazione dei tavoli o rinnovando la sala da pranzo, sarete in grado di gestire il flusso della clientela a vostro favore, facendo comunque sentire il cliente a proprio agio e coccolato.